HMS

HMS-håndbok for Unirand

Utvikling og stimulans i et trygt og inkluderende arbeidsmiljø


1. Målsetting for helse, miljø og sikkerhetsarbeidet

UniRand som konsern og datterselskapene i UniRand skal ha et selvstendig proaktivt forhold til helse, miljø og sikkerhet ved å:

  • Utvikle et godt arbeidsmiljø blant de ansatte
  • Være en inkluderende og lærende organisasjon
  • Ha tiltalende, funksjonelle, sikre og arbeidsmiljøvennlige bygninger

2. Virkemidler for UniRands helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid

For å nå disse målene skal internkontroll inngå som integrert styringsinstrument i drift og utvikling av virksomheten i UniRands selskaper.

HMS-arbeidet skal sikre mennesklige, miljømessige og materielle verdier, og gjennom det bidra til å fremme konsernets virksomhetsmål.

Målsettingen er et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, både når det gjelder fysiske og psykososiale faktorer. Deler av aktiviteten i UniRands datterselskaper er imidlertid av en karakter som kan utsette arbeidstakere for krevende psykososiale utfordringer. I erkjennelsen av dette legger UniRand betydelig vekt på psykososiale aspekter, for å sikre at arbeidstakere så langt det er mulig vernes mot arbeidsrelaterte psykiske belastninger. Forebyggende tiltak og virkemidler som forhindrer at psykisk stress gir helsemessige skadevirkninger står dermed sentralt i miljømessig kartlegging og utvikling.

3. UniRands virksomhet

UniRand AS er et holdingselskap heleid av Universitetet i Oslo (UiO). Selskapet organiserer aktivitet som ikke inngår direkte i universitetets primæroppgaver, men likevel har så stor betydning at de bør integreres i UiOs strategi og utvikling. UniRand har tre datterselskaper, henholdsvis NKVTS (Nasjonalt kunnskapssenter om vold og traumatisk stress), Atferdssenteret (Norsk senter for studier av problematferd og innovativ praksis) og DigForsk (Digitalisering av forskningsresultater).

NKVTS har som oppgave å styrke kunnskap og kompetanse om vold og overgrep, flyktninger/tvungen migrasjon, katastrofer og traumatisk stress hos barb, unge og voksne. Senteret driver forsknings- og utviklingsarbeid, undervisning, kompetansebygging, veiledning og formidling.

Atferdssenteret arbeider med styrking av kunnskap og kompetanse knyttet til atferdsproblemer blant barn og unge. Senteret utfører implementering, opplæring og videre utvikling av metoder i arbeidet med alvorlige atferdsproblemer, samt forskning knyttet til feltet.

DigForsk formidler arbeidskraft som skal digitalisere/konvertere arkiver og samlinger, med sikte på bedre tilgjengelighet for forskning, undervisning og formidling. Samtidig tilbyr selskapet et fleksibelt kvalifiseringsprogram tilpasset arbeidssøkere.

4. Organisering og ansvarsfordeling innenfor HMS-arbeidet

Ansvar for etablering, oppfølging og vedlikehold av internkontroll påhviler den enkelte virksomhets ledelse, men skal utøves i samarbeid med arbeidsmiljøutvalg, verneombud og arbeidstakerne.

Datterselskapene i UniRand har hvert sitt verneombud, men konsernet har felles arbeidsmiljøutvalg og ett hovedverneombud. Rollefordelingen mellom aktører i HMS-arbeidet er som følger:

Styret

Det enkelte selskaps styre har som øverste organ ansvar for de totale aktiviteter, inkludert overordnet og strategisk ansvar for at virksomheten drives i overensstemmelse med gjeldende HMS-lovgivning.

Daglig leder

Operativt ansvar for helse, miljø og sikkerhet er et linjelederansvar, og er i UniRand tillagt daglig leder/direktør ved de ulike datterselskaper. Det innebærer blant annet løpende overvåkning, oppfølging og utvikling av arbeidsmiljøet og stimulering av arbeidstakerne til aktiv medvirkning i HMS-arbeidet.

Arbeidstakere

Den enkelte arbeidstaker skal  medvirke i gjennomføringen av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, jf internforskriftens § 4.  Bruk av arbeidstakernes erfaringer er en viktig forutsetning for velfungerende internkontroll, og aktiv deltakelse inngår i den enkeltes arbeidsplikt.

5. Rutiner for kartlegging og oppfølging

Selskapene i UniRand skal periodisk gjennomføre systematisk kartlegging av det totale arbeidsmiljøet, og på denne bakgrunn utarbeide planer for utvikling av arbeidsmiljøet. I samsvar med internforskriftens § 5 har UniRand etablert følgende rutiner:

Rutine Formål Fremgangsmåte
Opplæring Sikre at verneombud, medlemmer av arbeidsmiljøutvalg og ledere får nødvendig opplæring til å ivareta sitt HMS-ansvar UniRand deltar i UiOs organiserte grunnopplæring for verneombud, medlemmer av AMU og ledere. Påmelding skjer til UiOs HMS-seksjon. Det enkelte datterselskap dekker utgifter til opplæring. Opplæringen skal fortrinnsvis gjennomføres så kort tid som mulig etter nyvalg av verneombud og medlemmer i AMU
Vernerunde Sikre at det gjennomføres systematisk kartlegging av fysiske og psykososiale miljøfaktorer Årlig vernerunde skal gjennomføres av leder og verneombud sammen, som befaring i lokalene og samtaler med medarbeiderne. Som hjelpemiddel er det utarbeidet en ”sjekkliste”.

Arbeidstakerne orienteres på forhånd om vernerunden. I etterkant skal det utarbeides en oppsummering av kartleggingen, som forelegges AMU og skal gjøres kjent for arbeidstakerne.
Tiltaksplaner for å redusere risiko Oppfølging av periodiske kartlegginger og vernerunder Tiltaksplaner utarbeides av daglig leder, eventuelt i samarbeid med verneombud. Planen skal beskrive konkrete problemer, årsakssammenhenger , hva som skal gjøres, når og av hvem. Slike planer forelegges AMU og selskapets styre for behandling, og berørte ansatte informeres.
Medarbeidersamtaler Ledd i oppfølging og utvikling av den enkelte medarbeider og av organisasjonen Medarbeidersamtaler skal gjennomføres en gang pr år. Se nærmere informasjon om planlegging og gjennomføring av slike samtaler (navo.compendia.no).
Oppfølging av yrkesskade Sikre registrering av alle yrkesskader og evt rett til erstatning For nærmere informasjon om oppfølging av yrkesskade, se prosedyre for HMS-avvik.
Konflikthåndtering Forhindre videre utvikling av konflikter Se nærmere veiledning gitt i retningslinjer for håndtering av konflikter ved UiO.
Interne revisjoner Sikre at det regelmessig tas en fullstendig gjennomgang av systematiske HMS-rutiner UniRands AMU skal årlig vurdere HMS-arbeidet for å se om systemet fungerer etter hensikten.

VEDLEGG: Gjeldende lover og forskrifter innenfor HMS-feltet

Tilsynsmyndighetene gir ut en samlet oversikt over de aktuelle lover og forskrifter samt veiledninger og andre publikasjoner. Informasjon fra tilsynsetatene er tilgjengelig på adressen: www.regelhjelp.no/. Forskrifter og veiledninger til Arbeidsmiljøloven er tilgjengelig  på Arbeidstilsynets nettsider www.arbeidstilsynet.no.

Følgende lover og forskrifter er sentrale:

Publisert 25. jan. 2010 16:14 - Sist endret 30. jan. 2018 11:13